Era necessário assegurar uma excelente comunicação entre a sede do
Clube do Autor e as instalações da área de logística, que, caso não
fosse bem assegurada, poderia pôr em causa todo o projecto. Cientes
disso, os responsáveis da empresa colocaram-se em campo à procura de uma
solução que assegurasse a máxima fiabilidade e agilidade desta tarefa.
Solução escolhida
Depois de contactarem a
Saturno.net, implementador referenciado pelo Clube do Autor,
a escolha recaiu nas soluções PHC, nomeadamente no
PHC Advanced CS, com os módulos
PHC Gestão,
PHC Contabilidade,
PHC Pessoal,
PHC Documentos Electrónicos e
PHC POS.
"Algumas das pessoas que integram a equipa do Clube do Autor já tinha
experiência nas soluções PHC, o que foi bastante útil pois deu-nos mais
confiança e certeza de que se adaptaria à nossa estrutura interna",
disse Filipa Magno, directora financeira do Clube do Autor.
"O PHC é um software bastante adaptável e parametrizável, o que foi um
factor determinante para a escolha, assim como a sua complementaridade",
acrescentou a mesma responsável. Ou seja, o software foi adaptado à
medida do crescimento da empresa, com novos utilizadores e novos
módulos, entre outras modificações, evitando que o investimento fosse
efectuado todo de uma só vez e dando tempo ao Clube do Autor para se
adaptar internamente à nova aplicação.
O projecto foi dividido em três fases, sendo a primeira dedicada a
personalizações e programação para adaptar o PHC Gestão aos processos
internos, que demorou cerca de um mês. Seguiu-se uma segunda fase
dedicada à implementação do PHC na área de logística da empresa, situada
noutras instalações. Finalmente uma terceira fase para a implementação
do módulo PHC Documentos Electrónicos.
Para que tudo corresse na perfeição, o Clube do Autor colocou duas
pessoas a acompanhar toda a implementação, uma mais virada para a parte
operacional dos processos e outra vocacionada para a parte financeira.
Por sua vez, o implementador alocou um técnico dedicado à área de gestão
e área financeira e outro no acompanhamento de todo o processo de EDI
(Electronic Data Interchange). Em termos de manuseamento da solução, foi
apenas necessária uma formação no primeiro dia e depois mais 24 horas de
formação repartidas e específicas para os diversos departamentos, num
total de cinco pessoas que vão estar em contacto directo com a
aplicação.
Benefícios do projecto
"A solução é bastante user friendly e intuitiva e é graficamente
agradável", apontou Filipa Magno, que acrescentou ainda o facto de o
Clube do Autor "ter passado a ter uma comunicação estreita entre a sede
e a logística que se encontra em instalações físicas à parte. A partir
do momento em que tivemos esta questão assegurada através de ligação
remota via VPN, tudo começou a correr dentro dos processos previamente
estabelecidos na aplicação", revelou.
A responsável do Clube do Autor adianta ainda: "Com o Software PHC
conseguimos atingir um controlo absoluto de consumos/custos na produção
dos livros e ter uma integração directa para a Contabilidade.
Conseguimos a total centralização de todos os processos no Software PHC,
passando pelo processamento de encomendas via EDI, respectiva produção e
controlo de custos, processamento de salários, até ao ponto de venda das
feiras e eventos de lançamentos de novas publicações."
A empresa adquiriu também a
Vantagem Garantida PHC de forma a ter a aplicação sempre actualizada
com as últimas versões. Com esta solução, o Clube do Autor tem as suas
aplicações actualizadas durante 3 anos, com acesso à última versão do
Software PHC e a um site exclusivo que disponibiliza conteúdos de
formação e informação permanentemente actualizada sobre as obrigações
legais a cumprir:
"Trata-se de uma modalidade bastante útil sobretudo tendo em conta que
tem havido inúmeras alterações fiscais nos últimos anos que afectam
directamente qualquer software de Gestão, e assim conseguimos estar
absolutamente tranquilos, pois temos a garantia que as soluções estão
sempre actualizadas e em cumprimento com todas as obrigações legais",
rematou Filipa Magno.
Agosto 2011
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