Neste ecrã identificam-se as tabelas que se pretende que tenham anexos.
Quando se define que uma determinada tabela vai permitir guardar anexos e se essa tabela tiver tipo de documentos, como por exemplo, a tabela de Documentos de Faturação ou de Dossiers Internos, deve selecionar qual o documento (série) que vai permitir guardar os anexos. Caso contrário, todos os documentos vão permitir anexar.
Pasta: Permite definir uma pasta padrão que estará associada sempre que for introduzido um anexo na tabela. Será possível alterar a pasta no momento da introduzção do anexo.
Nos casos em que uma pasta específica está definida no IDU, esta terá prioridade sobre a pasta por defeito configurada no ecrã Tabela com Anexos.
Notas:
- Este campo reflete o nome definido no parâmetro "Nome para Pasta na Gestão Documental".
- Para criar uma pasta, aceder ao ecrã Pasta de Anexos.
Permite anexar documentos fiscalmente relevantes: Permitir ao utilizador identificar e gerir as tabelas onde os anexos dos documentos devem ser considerados como Originais e Fiscalmente Relevantes. Ao ativar este campo, as duas opções estarão disponíveis no registo do anexo.
Importante:
- Este campo está disponível apenas com o parâmetro Arquivo Digital: Usa Arquivo Digital para documentos fiscalmente relevantes (obriga a File Storage) segundo a lei em vigor ativo.
- Para documentos relevantes para a Autoridade Tributária, como documentos de faturação e dossiers internos, esta opção será ativada automaticamente e não pode ser desmarcada.
- Ao criar uma nova série (com o tipo SAF-T preenchido e com o Arquivo Digital Legal ativo), o sistema cria automaticamente um registo na tabela de anexos, caso ainda não exista.
- Se não utiliza anexos e pretende começar a utilizar, ao ativar o File Storage e o Arquivo Digital, o sistema criará automaticamente todas as tabelas associadas às séries com o tipo SAF-T preenchido.
Tipos de acessos possíveis
Para cada registo é possível definir o tipo de acesso necessário para a Consulta\Introdução\Alteração e Eliminação de anexos na referida tabela.
- Sem controlo de acessos: Neste caso não existe nenhum controlo de acessos, todos os utilizadores podem Consultar\Introduzir\Alterar e Eliminar anexos da tabela.
- Acesso privado para um utilizador: Neste tipo de acesso é identificado o utilizador que tem acesso a Consultar\Introduzir\Alterar e Eliminar anexos. Deve escolher o nome do utilizador e desta forma só ele terá acesso aos anexos da tabela.
- Acesso X à tabela Y: Neste tipo de acesso é necessário definir o tipo de acesso que pode ser Introduzir, Alterar, Apagar, Consultar ou Supervisão e definir a tabela para esse acesso.
- Acesso por tipo de perfil: Neste caso deve ser escolhido o perfil de acesso que terá acesso aos anexos da tabela.
Nota: Atenção que neste local os acessos dizem apenas respeito aos anexos e não à tabela que pode ter anexos.
Exemplo:
Neste caso, definiu-se que a tabela de dossiers internos tem anexos e que todos os utilizadores os podem consultar, visto que o acesso de consulta está definido como Sem controle de acessos.
Mas introduzir anexos na tabela de Dossiers Internos só o utilizador Administrador de Sistema o pode fazer, assim como para alterar só os utilizadores que tenham acesso de Introduzir na tabela de Clientes. Por fim para o acesso de apagar foi criado um perfil de acesso chamado Direcção.
Nota: Todos estes acessos só funcionam caso os anexos respetivos estejam gravados dentro da base de dados SQL. Se o anexo é do tipo externo, ou seja apenas existe uma ligação entre o anexo que está no disco rígido e a tabela que está no servidor as opções de acesso definidas neste ecrã são ignoradas.
Para os utilizadores que possuem a validação PHC CS Web, este ecrã disponibiliza mais uma página PHC CS Web que permite efetuar as configurações necessárias para que o Documentos web possa funcionar tanto na Intranet como na Extranet.
Neste ecrã efetuam-se as seguintes definições:
Disponível no respetivo ecrã em
Esta opção permite selecionar em que tipo de aplicação se vai poder anexar. O utilizador pode selecionar as seguintes opções:
Para que o ícone relativo aos anexos se encontre disponível no Extranet, para além da tabela já se encontrar configurada tabela e da opção acima explicada se encontrar selecionada, o utilizador tem de colocar o nome dos ecrãs nos quais pretende que apareça o botão dos anexos.
Para tal deve escrever o nome dos ecrãs, separados por vírgula e sem a extensão aspx, no campo Ecrãs em que está disponível na Extranet. Por exemplo, para a tabela dos Dossiers Internos (BO), podiam colocar-se os ecrãs enform, boform.