Duas ferramentas complementares em perfeita harmonia
O Microsoft Outlook é
sem dúvida uma ferramenta comummente utilizada no dia-a-dia do
tecido empresarial. Os utilizadores, nas mais diversas áreas de
negócio, contam com esta ferramenta para gerir as suas tarefas,
as suas datas, os seus contactos e comunicar com eles.
Se compararmos o Microsoft Outlook ao PHC CRM parece-nos que
ambos se encontram numa posição de concorrência. No entanto, se
medirmos o alcance de cada uma das aplicações apercebemo-nos que
tal percepção é totalmente errónea.
A verdade é que os utilizadores gostam de trabalhar com as duas
ferramentas numa dinâmica de complementaridade. Por conseguinte,
a PHC disponibiliza desde a versão 2006, disponível em todas as gamas, a
Sincronização com o Outlook. Esta integração de informação
permite ao utilizador encontrar e gerir as mesmas datas,
tarefas, visitas, contactos, agenda e e-mails, consoante os
módulos adquiridos, nas duas aplicações.
Esta iDirecto pretende salientar a importância de tal
sincronização no Software PHC®,
explicando o processo de sincronização de informação entre o
módulo PHC CRM Comercial e o Microsoft Outlook.
Se possuir o PHC CRM pode sincronizar as Marcações, as suas
Visitas e os seus Contactos. Para aceder ao ecrã ilustrado na
imagem abaixo deve seleccionar a opção Sincronização com Outlook
existente nas opções de menu dos ecrãs de Contactos, Visitas e
Agenda de Marcações.
As Marcações não são mais do
que datas que o utilizador sente necessidade de marcar na
agenda, para gerir o seu tempo da melhor forma. Os campos das
Marcações cujos dados passam para o Outlook são o Texto da
marcação, o nome do cliente e se a marcação é ou não
indesmarcável, a área, a data, hora de início e de fim e o texto
sobre marcações.
As Visitas são acções específicas do módulo PHC CRM Comercial,
que podem ser marcações ou tarefas, sendo que apenas as
primeiras são sincronizáveis com o Outlook. As visitas são
associadas a Clientes Potenciais ou a Contactos do PHC CRM. Os
campos que são sincronizados com o Outlook são o resumo da
visita, data, hora, duração e relatório.
Por fim temos os Contactos que são as Entidades a ser utilizadas
no PHC CRM. Os campos da tabela de Contactos que são
sincronizados entre as duas aplicações são o nome, morada,
local, código postal, nº de fax, telemóvel, morada de e-mail,
endereço web, data especial e o campo observações.
Relativamente à comunicação entre as duas aplicações, é possível
sincronizar dados nos dois sentidos. No entanto, esta
sincronização é efectuada da seguinte forma:
- Primeiro são lidos os dados que já existem no Outlook e só
depois passam os novos registos das tabelas existentes no PHC
para o Outlook.
- Depois são verificadas as Marcações, Visitas e Contactos das
duas aplicações. Se tiver existido alguma alteração a aplicação
actualiza os dados desse registo com as últimas actualizações.
Esta actualização é efectuada pela comparação de datas e é
efectuada no PHC se o registo mais actual se encontrar no
Outlook e vice-versa.
A criação de novos registos na aplicação é sempre efectuada no
mesmo sentido, ou seja, devem ser criados os novos registos no
PHC e só depois podem ser sincronizados com o Outlook.
No final da sincronização o utilizador pode observar um
relatório das actualizações efectuadas.
Concluindo, a Sincronização
com o Outlook é por si só uma ferramenta que engrandece o PHC
CRM, transformando-o na ferramenta ideal a adoptar para a gestão
da actividade comercial da sua empresa. Esta rotina permite
optimizar a utilização das duas aplicações retirando delas o
maior partido.
Com esta ferramenta integradora sabemos que o Software PHC®
faz os seus utilizadores mais felizes. E utilizadores felizes
são muito mais produtivos.
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Contamos que lhe seja útil esta informação e esteja atento às
próximas edições da iDirecto.
Até à próxima,
Márcia Silva
Qualidade
PHC
Setembro 2009
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