Assibeta

Assibeta evolui com PHC

A empresa de assistência técnica e equipamentos de betão - Assibeta - escolheu o software PHC para dinamizar a sua actividade no mercado. Após uma vasta pesquisa de mercado, a companhia optou pela implementação do PHC Advanced.

Solução escolhida

De todas as soluções analisadas, as soluções da PHC “foram as que nos pareceram melhores pois adaptam-se às necessidades do nosso negócio”, revelou Paulo Vieira, administrador da Assibeta. “As potencialidades intrínsecas do software e a facilidade de integração com outras aplicações, nomeadamente, a nível do controlo de assiduidade e de gestão de tarefas, aliadas à relação qualidade/preço da solução apresentada foram os factores decisivos na decisão tomada”, continuou o mesmo responsável.

A empresa abandonou uma versão MS-DOS de um software de gestão muito desactualizado e que havia deixado de dar resposta às suas necessidades.

A Gestão dos Recursos Humanos afectos à actividade da empresa “está a ser feita de uma forma integrada, permitindo a gestão dos funcionários, o processamento de vencimentos de funcionários e de colaboradores da empresa e a emissão dos mapas exigidos por lei”. Todas as tarefas contabilísticas da empresa estão a ser executadas integradamente (e em muitos casos de forma automatizada) com os restantes módulos que compõem a solução PHC. Estas, para além de serem simples, rápidas e seguras, permitem à empresa “minimizar a ocorrência de erros na inserção dos movimentos contabilísticos, resultando numa economia de tempo para o utilizador”, disse.

A escolha do implementador
O projecto decorreu em três fases e teve uma duração total aproximada de 20 dias úteis. Na primeira fase, a Template (www.template.pt), empresa responsável pela implementação da ferramenta na Assibeta, procedeu ao levantamento das necessidades do negócio em estreita colaboração com os responsáveis da empresa e, simultaneamente, preparou os processos para realizar a conversão de dados da aplicação antiga e a respectiva migração para a nova solução. Posteriormente, na segunda fase do projecto foram realizados, em paralelo, os trabalhos de migração de dados para a nova aplicação, a instalação e a parametrização das aplicações PHC e a programação das rotinas específicas que foram consideradas necessárias para adaptar o software às necessidades do negócio da Assibeta. Na última fase do projecto, as duas equipas procederam à formação no posto de trabalho, que foi complementada com o acompanhamento e o apoio aos utilizadores nos primeiros dias da exploração operacional da nova solução.

São 13 as pessoas com contacto diário com a aplicação, um número que aumentará substancialmente na próxima fase do desenvolvimento do projecto, com a implementação de uma solução de controlo de assiduidade e de gestão de tarefas integrada com o software PHC. Foram adquiridos 13 desktops para estes responsáveis, aos quais se juntou um servidor. Do contrato de adjudicação estabelecido entre a Assibeta e a Template faz também parte a modalidade Licença Garantida, que assegurar à empresa o acesso imediato às novas versões do software PHC dos próximos três anos, mantendo o dinamismo da sua gestão.

Benefícios do projecto
Com a solução PHC já operacional, a empresa passou a “dispor não só de informação mais adequada à gestão do negócio, como também de uma ferramenta de gestão que permite a tomada de decisão mais rápida e de uma forma muito mais fundamentada”, disse Paulo Vieira. Segundo o executivo, o software PHC “é extraordinariamente simples de utilizar, com um interface gráfico simples e agradável, o que simplificou significativamente o processo de adaptação ao mesmo”. De acordo com o responsável, os módulos instalados oferecem uma gestão eficaz e integrada de toda a actividade da empresa.

Na Actividade Comercial e Financeira “destaca-se a melhoria de todo o relacionamento com clientes e fornecedores, para além de uma gestão mais eficaz dos aspectos relacionados com a gestão de stocks, orçamental e de tesouraria”, revelou o administrador. Passou também a ser efectuada a correcta gestão integrada da frota de veículos afectos à actividade da empresa, e a gestão de toda a correspondência enviada e recebida na empresa, com especial ênfase para a relacionada com a actividade comercial (clientes e fornecedores). Através da implementação do módulo ControlDoc, “procedemos à gestão documental integrada com todo o software PHC e passámos a gerir, em ambiente digital, todo o tipo de ficheiros (imagens, word, excel, pdf, etc.) e outros documentos que chegam à empresa por qualquer via, conseguindo de uma forma segura e integrada relacioná-los com os dados existentes nas restantes aplicações PHC”, disse o responsável. Desta forma, “caminhamos para um dos nossos objectivos que consiste em reduzir ao mínimo a circulação de papel dentro da empresa, aumentando ao mesmo tempo os níveis de partilha e colaboração”.