Solução escolhida
A empresa adquiriu o PHC Advanced 2006 e o módulo de gestão documental ControlDoc, informatizando e automatizando todos os processos de entrada de documentos na companhia. “Pretendia que o escritório da Lifetech tivesse o mínimo de papel possível, o PHC Advanced com ControlDoc foi a escolha mais atractiva perante toda a concorrência, pois resolve este problema com o máximo de eficácia”, disse Nuno Barradas, CEO da Lifetech.
Com a aplicação de gestão documental da PHC, a companhia conseguiu melhorar a sua actuação, aumentando a produtividade dos seus colaboradores, minimizando os tempos de trabalho o que facilita as tarefas rotineiras. O módulo permite arquivar em formato digital todo o tipo de ficheiros (imagens, documentos de texto, folhas de cálculo e PDFs, entre outros) e relacioná-los com os dados existentes nas restantes aplicações PHC.
A empresa deixa assim para trás uma solução própria, que havia sido desenhada pela empresa de informática que, na altura, pertencia ao grupo da Lifetech e que, disse o responsável, “era um sistema mais pensado para o fabrico de PCs do que para a actividade da Lifetech”.
Além do software da PHC, a empresa também adquiriu um servidor dedicado para o ControlDoc e um servidor para a Internet, tendo totalizado um investimento próximo dos 25 mil euros, 10 mil euros em software e 15 mil em hardware.
A escolha do implementador
A implementação ficou a cargo da Active 4 (www.active4.pt), tendo a escolha final sido fundamentada numa reunião com a PHC. “Era o implementador da zona e estamos bastante contentes com eles”, acrescentou Nuno Barradas.
Além de implementar a solução, o que levou cerca de dois meses, a Active4 foi a empresa responsável pelas acções de formação levadas a cabo, tendo cada uma das 11 pessoas que vão ter contacto directo com a solução tido um dia de formação. “As acções correram bastante bem, pois cada responsável tinha conhecimento do que lhe dizia respeito, existindo duas pessoas que tinham conhecimento de tudo sobre o software”, revelou o CEO. Com a solução em operativo, a empresa registou resultados imediatos em termos de organização.
Benefícios do projecto
Com a nova solução, “passámos a controlar bastante melhor as margens do negócio e a ter a certeza do custo dos produtos, ao saber essas informações, temos a certeza dos seus ganhos ou perdas”, acrescentou Nuno Barradas.
Para uma empresa em que grande parte do negócio está relacionado com a importação de materiais há uma questão importantíssima que é a do custeio, ou seja, quanto é que realmente o material custou à empresa. “A organização de todos os nossos custos, sejam eles directos ou indirectos, é muito importante para nós, razão pela qual optámos por esta solução”, disse o mesmo responsável.
Na análise que a Lifetech fez ao mercado, a solução da PHC “foi a que se mostrou mais maleável e flexível para este tipo de situações, tendo a grande facilidade de utilização agradado bastante à companhia”. Após compreender a estrutura do sistema, nomeadamente a questão dos dossiers, “torna-se muito fácil trabalhar com este sistema, pois é intuitivo e evolutivo”, acrescentou. |