- Introdução ao Arquivo Digital Legal
O Arquivo Digital Legal no Cegid PHC Evolution / CS é uma solução eletrónica ideal para armazenar, de forma segura e legalmente válida, todos os documentos fiscalmente relevantes da sua empresa.
Com esta ferramenta, pode digitalizar completamente os seus processos, eliminando a necessidade de manter documentos em formato físico e avançar para uma gestão documental totalmente desmaterializada.
É importante lembrar que os sujeitos passivos estão legalmente obrigados a arquivar e conservar, em boa ordem, livros, registos e documentos de suporte durante um período mínimo de 10 anos, salvo disposições legais específicas em contrário, conforme estipulado no artigo 19.º e seguintes do Decreto-Lei n.º 28/2019 e no artigo 52.º do Código do IVA.
O Arquivo Digital Legal Cegid PHC foi desenvolvido para garantir o cumprimento integral destas obrigações legais, sendo uma solução inovadora, eficiente e moderna, oferecendo armazenamento seguro na nuvem através da funcionalidade Cegid Docs.
- Funcionalidades do Arquivo Digital Legal
O Arquivo Digital Legal do Cegid PHC Evolution / CS oferece as seguintes funcionalidades:
- Gestão de Anexos
Permite a gestão de anexos de documentos emitidos e recebidos pela empresa.
- Identificação de Documentos Fiscalmente Relevantes
Identifique um anexo de documento como original e/ou fiscalmente relevante, assegurando o seu correto arquivamento.
- Facilidade de Rastreabilidade
Todos os documentos são facilmente rastreáveis e organizados de acordo com as disposições legais em vigor.
- Integração com o Cegid Docs
O uso do Arquivo Digital Legal está intrinsecamente ligado ao Cegid Docs, que é o serviço de armazenamento na nuvem oferecido pelo Cegid PHC Evolution / CS.
O Cegid Docs permite:
- Armazenamento na nuvem: Os anexos de documentos são armazenados na nuvem, eliminando a necessidade de ocuparem espaço na base de dados local.
- Redução do tamanho da base de dados: Ao utilizar o Cegid Docs, os anexos deixam de ocupar espaço da base de dados, resultando numa base de dados mais leve e otimizada.
- Centralização de ficheiros: Todos os ficheiros ficam centralizados num único local, garantindo um acesso fácil e rápido.
- Benefícios do Arquivo Digital Legal no Cegid PHC Evolution / CS
A adoção do Arquivo Digital Legal traz diversos benefícios:
- Conformidade Legal: Cumpre a legislação portuguesa para o armazenamento de documentos fiscalmente relevantes.
- Eficiência Operacional: Simplifica a gestão documental ao eliminar a necessidade de arquivos físicos.
- Segurança e Acesso: Garante a integridade e segurança dos documentos, com fácil rastreamento e acesso através da plataforma.
- Otimização de Recursos: Reduz a necessidade de espaço físico e a ocupação da base de dados, aumentando a eficiência do sistema.